Codice fiscale nella fattura elettronica: quando si usa e quando no

La fattura — anche elettronica — deve identificare chi compra: per le imprese e i professionisti si usa la partita IVA, per le persone fisiche che agiscono come privati si usa il codice fiscale. È il caso tipico dell'artigiano o del professionista che fattura a un cliente consumatore: nel blocco dei dati del cessionario/committente del file XML si inserisce il codice fiscale del cliente, insieme a nome, cognome e indirizzo.

Alcune prestazioni rivolte ai privati seguono canali particolari — ad esempio molte spese sanitarie confluiscono nel Sistema Tessera Sanitaria ai fini della dichiarazione precompilata — ma la regola generale resta: il documento fiscale emesso verso un privato si aggancia al suo codice fiscale, perché è il dato con cui quella spesa o quel ricavo verranno collegati alla sua posizione fiscale.

Nel file della fattura elettronica compaiono tre identificativi diversi che è facile confondere. Il codice fiscale (o la partita IVA) identifica la persona o l'impresa cliente. Il codice destinatario, di 7 caratteri, identifica invece il canale telematico con cui il cliente riceve le fatture tramite il Sistema di Interscambio: lo possiedono imprese e professionisti che usano un intermediario o un software accreditato.

Per i clienti privati, che non hanno un canale accreditato, nel campo del codice destinatario si indica «0000000»: la fattura viene comunque trasmessa allo SdI e il cliente può consultarla nella propria area riservata sul sito dell'Agenzia delle Entrate, mentre la copia di cortesia (cartacea o PDF) gli viene consegnata dal venditore. In alternativa al codice destinatario si può indicare la PEC del cliente, se l'ha comunicata per ricevere le fatture.

I controlli formali del Sistema di Interscambio verificano anche la coerenza dei dati del file: un codice fiscale formalmente inesistente o mal formato può determinare lo scarto della fattura, che risulta così mai emessa finché non viene corretta e ritrasmessa. Se invece il codice è formalmente valido ma appartiene a un'altra persona, la fattura transita ma attribuisce l'operazione al soggetto sbagliato, con conseguenze per entrambi: il cliente giusto non risulta intestatario del documento e quello sbagliato si ritrova un'operazione non sua.

La prevenzione è semplice: chiedi sempre il codice fiscale al cliente al momento dell'ordine o della prestazione e trascrivilo da un documento, non a memoria. Prima dell'invio, la verifica formale del codice intercetta gli errori di struttura e di carattere di controllo; la correzione di una fattura già trasmessa segue invece le regole delle note di variazione e degli altri documenti collegati, da valutare con il proprio consulente.

• I titolari di partita IVA che vendono beni o servizi a consumatori finali, quando la fattura è richiesta o prevista: la trasmissione avviene tramite SdI anche per i clienti privati.
• Chi opera in regime forfettario è incluso nell'obbligo di fatturazione elettronica: il portale gratuito Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia consente di predisporre e inviare le fatture.
• Per le operazioni al dettaglio senza richiesta di fattura si usano in genere i corrispettivi telematici (scontrino elettronico): se il cliente chiede la fattura, questa va emessa con i suoi dati, codice fiscale incluso.
• Alcune categorie e prestazioni sono escluse dall'obbligo di invio allo SdI (ad esempio determinate prestazioni sanitarie verso privati): le eccezioni vanno verificate caso per caso nelle regole aggiornate.

Il portale ufficiale della fatturazione elettronica e il sito dell'Agenzia delle Entrate pubblicano regole tecniche, guide e assistenza sul Sistema di Interscambio: sono le fonti da consultare per i dettagli operativi, che cambiano con i provvedimenti dell'Agenzia.